1、首先，《通知单》和回复单的格式要正确，各项目或各监理站应统一，并符合相关规范要求。
2、《通知单》中叙述问题要简明清晰。应把问题发生的时间、地点叙述清楚。每份《通知单》应针对一个作业面或一个项目进行。每份《通知单》指出的问题不能太多，应不超过三个，应突出主要问题。问题较多或问题较严重时应分类、分开编发。
3、《通知单》指出的问题应有依据。应“文字为凭，数据说话”。指出的问题最好有影像资料。叙述文字中不应含有感情色彩。
4、《通知单》中的整改要求应全面。要求施工方做到：举一反三，分析出现问题的原因，制定预防措施避免类似问题再发生，以及提高安全质量意识等，以尽量规避监理责任。同时，要求整改回复期限和提供整改证据等。
5、不应越权签发。在检查中各专业监理工程师发现问题后，首先应考虑问题的严重程度，分清是由自己签发《通知单》，还是建议由总监签发《工程暂停令》。
6、签发手续要齐全。签字、盖章、日期不要遗漏，要与现场实际情况符合。
7、《通知单》中应要求施工方在指定期限内整改落实后回复。签发《通知单》时应根据现场实际情况，充分考虑施工方整改完成所需的时间。
8、应要求施工方回复单内容齐全。回复资料要图文并茂，排版正确，显示整改到位。回复单中应逐项回复，不得缺项。
关键的是，不能从所报的图文资料中看出整改不到位情况，以及显示解决了“此问题”又冒出了“彼问题”。
9、回复单的复查意见要明确。要有“经复查”或“经现场核查”、“合格”或“同意闭合”、“不合格”或“整改后再报检”等字眼。暂时无法闭合需二次整改回复的，要在“首次复查意见”里明确并限定再次回复时间。
10、整个通知单一定要完全闭合，并不得隐含监理责任。
11、《通知单》及其回复单应保存原件，并及时整理归档保存；编制的台账中项目应齐全（序号/编号/通知单标题或主要内容/签发时间/要求闭合时间/实际回复时间/闭合情况/签发人/接收人/备注等），便于管理查阅。
12、各监理公司安质部、各分（子）公司和各监理站应对《通知单》及回复单定期进行检查评比，发现问题及时纠正，并规范格式，树立样板。
同时，对其它内业资料也要根据现场实际情况进行认真督查，以切实提高管理内业资料的水平。
